Правильный переход на новую программу. Пошаговое руководство для программиста

Вам поставили задачу перейти на новую программу? И сохранить при этом все накопленные данные? Рассказываем как сделать это правильно.

Специалисты компании «Открытые Системы» имеют большой опыт перехода из программ для расчета зарплаты фирмы «Камин» в «1С». Мы выполняем переносы сами и помогаем переходить своим заказчиками с 2007 года. За это время у нас накопился большой массив как очень удачных примеров, так и тех, где пользователям пришлось столкнуться с трудностями из-за неправильно организованного процесса. На примере такого перехода мы и разберем все этапы процесса.

Наиболее частые причины проблем

80% вопросов, возникающих после перехода на новую программу, связано со следующими причинами:

• Перенос данных, настройку, сверку выполнял программист или системный администратор. Другие сотрудники (руководители направлений, бухгалтеры, кадровики и др.) в процессе переноса не участвовали («некогда», «много работы», «ты и так знаешь как мы работаем»).
• Сразу же после переноса начали вести учет в новой программе.

Претензии в обоих случаях, как правило, однотипны - «программа сырая», «не подтягиваются данные», «все приходится делать руками», «что ты за программист».

Перенос данных — это всегда проект! И поэтому подходить к нему нужно так же, как и к любому другому проекту — планировать этапы, контролировать их выполнение и результаты.

Чтобы сохранить нормальную рабочую атмосферу и здоровье, начинаем правильно готовиться. Итак, с чего же лучше начать...

Сбор информации

Изучите возможности новой программы. Вы должны заранее знать, чего можно от нее ждать. Пользуйтесь документацией, материалами с сайта информационно — технологического сопровождения, тематическими форумами.

Опишите методики отражения хозяйственных операций в текущей программе. При этом используются типовые механизмы или они основаны на доработках? Можно реализовать эти методики в новой программе без внесения изменений? Если изменять, то что — методику или планировать доработки?

Проверьте, поддерживает ли новая программа ваше «железо», операционные системы, другое программное обеспечение. Составьте список на обновление.

Если составлен список обновлений (ОС, ПО, железо) — выберите поставщиков, согласуйте спецификации, запланируйте и утвердите бюджет.

Выберите инструмент перехода. Если используется решение стороннего разработчика (например, «Помощник перехода Камин - ЗУП, ЗГУ, КА, ERP») — изучите его документацию, проконсультируйтесь по возможности внесения необходимых Вам доработок, исправлений, сроках и расписании работы службы техподдержки.

Подготовка

Обучите пользователей (и обучитесь сами) работе в новой программе. Особенное внимание — методикам отражения ваших хозяйственных операций. Только еще приступая к работе с новой информационной базой, ваши пользователи уже должны уметь их учесть.

Подготовьте краткие инструкции по отражению хозяйственных операций в новой программе для тех методик учета, которые планируется использовать. Если прежние методики не поддерживаются — разработайте новые.

Для консультаций, настройки системы обязательно привлекайте ключевых сотрудников — руководителей направлений, бухгалтеров, работников кадровой службы и др. Они — ваши помощники. Именно от их заинтересованности в результатах проекта зависит, как программу будут воспринимать другие пользователи.

Время перехода

Лучше всего, если переход на новую программу совпадет с началом нового финансового и налогового периода. Особенно — для программ, предназначенных для расчета заработной платы. Особенно — в целях корректного составления формы 6-НДФЛ (для программ, предназначенных для расчета зарплаты и кадрового учета).

При выборе времени обязательно учитывайте, поддерживается ли производителем ваша текущая программа. Переход крайне желательно запланировать до завершения поддержки.

Проектная команда

Если учетная система, из которой планируется выгрузка данных, небольшая (сотрудников в информационной базе до 100 человек, количество видов расчета - не более 20, не используются сделки, не ведется учет договоров ГПХ, нет сложных начислений и т.п.) справиться с переносом данных может и один человек. Например, многие программисты и консультанты «1С» имеют бухгалтерское образование, заканчивали бухгалтерские курсы, читают периодику, в курсе последних изменений законодательства в области кадрового учета и расчета зарплаты.

Если такой сотрудник работает в штате вашего предприятия - считайте, что Вам крупно повезло. Но если это не так, то понадобится создание проектной команды.

Администратор	Программист	Кадровик	Старший расчетчик
Настраивает серверы 1С и СУБД, локальную сеть, организует резервное копирование, отвечает за безопасность.	Подбирает и настраивает решение для перехода. Переносит данные.	Сверяет данные кадрового учета, вводит отсутствующие данные (если в текущей системе они не хранятся).	Выполняет сверку перенесенных данных, настраивает систему (учетная политика, настройка расчета зарплаты и т.д.)

Обязательно согласуйте с руководителем проектную команду и перечень работ, разработайте план — график их участия в проекте.

Помните, только лишь один программист, системный администратор (непосредственно выполняющий переход) не может и не должен отвечать за успешность проекта в целом. Перенос данных (особенно больших данных) — всегда командная работа.

Составьте план «Б». Всегда должна оставаться возможность вернуться на старую программу или работать в новой, но в другом режиме, если что-то пойдет не по запланированному сценарию.

Тестовые переносы

Подготовьте прежнюю программу — обновите, удалите помеченные объекты, выявите и исправьте ошибки, пересчитайте итоги.

Проведите тестовые переносы данных. Ваша цель — добиться сопоставимости перенесенных данных. Обязательно учитывайте разницу в архитектуре программ. Далеко не все данные можно сопоставить «лоб в лоб». Составьте список отчетов для проверки.

Дайте пользователям возможность поработать в тестовой базе. Они освоятся в новой программе, сверят перенесенные данные, введут новые документы и проверят их работу, получат нужные отчеты. Результат переноса устроил — согласуйте настройки, зафиксируйте договоренности на бумаге.

Составьте сценарий своих действий при переносе данных, чтобы ничего не забыть и сэкономить время.

После того, как в результате тестовых переносов данных удалось добиться сопоставимости результатов, переходите к финальному переносу.

Финальный перенос

Заранее известите пользователей о дате и времени проведения работ по переносу данных, если возможно — запретите на это время вход в прежнюю программу.

Выделите необходимые ресурсы. Внезапно окончившееся место на жестком диске или отключение электричества значительно уменьшают шансы уложиться в заранее согласованные сроки.

Перенесите данные и выполните заключительные действия — создайте и настройте пользователей, назначьте группы и шаблоны доступа, подключите программу к интернет-поддержке, загрузите базовые классификаторы, настройте программу по заранее согласованным договоренностям.

Запретите ввод данных текущего периода в прежнюю программу.

Первое время после перехода будьте готовы к неожиданностям. Каким бы продуманным и хорошо организованным ни был проект перехода на новую программу, почти всегда находятся мелочи, которые забыли учесть, вовремя не обратили внимание и т.п.

Продолжайте развивать план «Б» - планируйте параллельную работу 2-х систем или возможность вернуться на прежнюю.