Правильный переход на новую программу. Пошаговое руководство для программиста | Сайт компании "Открытые Системы"

Правильный переход на новую программу. Пошаговое руководство для программиста

| 68 Время чтения:
Как действовать программисту, системному администратору при организации проекта по переносу данных.

Поставили задачу перейти на новую программу? И сохранить при этом накопленные данные?

В этой статье я расскажу — как организовать процесс перехода на новую программу так, чтобы не пришлось увольняться.

Самые распространенные заблуждения

80% вопросов, возникающих после перехода на новую программу, связано всего с 2-мя основными моментами:
  1. Перенос данных, настройку, сверку выполнял программист или системный администратор. Другие сотрудники (руководители направлений, бухгалтеры, кадровики и др.)  в процессе переноса не участвовали («некогда», «много работы», «ты и так знаешь как мы работаем»).
  2. Сразу же после переноса начали вести учет в новой программе.

Претензии в обоих случаях, как правило, однотипны - «программа сырая», «не подтягиваются данные», «все приходится делать руками», «что ты за программист».

Перенос данных — это всегда проект! И поэтому подходить к нему нужно так же, как и к любому другому проекту — планировать этапы, контролировать их выполнение и результаты.

Чтобы сохранить нормальную рабочую атмосферу и здоровье, начинаем правильно готовиться. Итак, с чего же лучше начать...

Предварительные действия

Самый лучший проект перехода на новую программу — когда о его результатах известно еще до самого переноса данных.

Выбор инструмента, направленияИзучите возможности новой программы.  Вы должны заранее знать, чего можно от нее ждать. Пользуйтесь документацией, материалами с сайта информационно — технологического сопровождения, тематическими форумами.

Опишите методики отражения хозяйственных операций в текущей программе. При этом используются типовые механизмы или они основаны на доработках? Можно реализовать эти методики в новой программе без внесения изменений? Если изменять, то что — методику или планировать доработки?

Проверьте, поддерживает ли новая программа ваше «железо», операционные системы, другое программное обеспечение. Составьте список на обновление.

Если составлен список обновлений (ОС, ПО, железо) — выберите поставщиков, согласуйте спецификации, запланируйте и утвердите бюджет.

Выберите инструмент перехода. Если используются решение стороннего разработчика — изучите его документацию, проконсультируйтесь по возможности внесения необходимых Вам доработок, исправлений, сроках и расписании работы службы техподдержки.

Подготовьтесь к неизбежному

Подготовительные мероприятияОбновите железо, операционные системы, прочее программное обеспечение.

Обучите пользователей (и обучитесь сами) работе в новой программе. Особенное внимание — методикам отражения ваших хозяйственных операций. Только еще приступая к работе с новой информационной базой, ваши пользователи уже должны уметь их учесть.

Подготовьте краткие инструкции по отражению хозяйственных операций в новой программе для тех методик учета, которые планируется использовать. Если прежние методики не поддерживаются — разработайте новые.

Выберите время для переноса. Самое удобное время — это начало нового финансового и налогового периода. Особенно — для программ, предназначенных для расчета заработной платы. Особенно — в целях корректного составления формы 6-НДФЛ (для программ, предназначенных для расчета зарплаты и кадрового учета). При выборе времени обязательно учитывайте, поддерживается ли производителем ваша текущая программа. Переход крайне желательно запланировать до завершения поддержки.

Для консультаций, настройки системы обязательно привлекайте ключевых сотрудников — руководителей направлений, бухгалтеров, работников кадровой службы и др. Они — ваши помощники. Именно от их заинтересованности в результатах проекта зависит, как программу будут воспринимать другие пользователи.

В первую очередь составьте список тех, кто будет:
  1. Переносить данные (разрабатывать инструменты перехода, если используются сторонние инструменты — контактировать с разработчиком решения, обеспечивать поддержку).
  2. Выполнять настройку системы (отдельных участков, разделов).
  3. Готовить необходимые данные (если в текущей системе они не хранятся).
  4. Отвечать за железо, программное обеспечение.

Обязательно согласуйте с руководителем проектную команду и перечень работ, разработайте план — график их участия в проекте.

Помните, только лишь один программист, системный администратор (непосредственно выполняющий переход) не может и не должен отвечать за успешность проекта в целом. Перенос данных (особенно больших данных) — всегда командная работа.

Составьте план «Б». Всегда должна оставаться возможность вернуться на старую программу или работать в новой, но в другом режиме, если что-то пойдет не по запланированному сценарию.

Переносы данных и все, что с ними связано

Предварительные тестовые переносыПодготовьте прежнюю программу — обновите, удалите помеченные объектов, найдите и исправьте ошибки, пересчитайте итоги.

Тестовые переносы

Проведите тестовые переносы данных. Ваша цель — добиться сопоставимости перенесенных данных. Обязательно учитывайте разницу в архитектуре программ. Далеко не все данные можно сопоставить «лоб в лоб». Составьте список отчетов для проверки.

Дайте пользователям возможность поработать в тестовой базе. Они освоятся в новой программе, сверят перенесенные данные, введут новые документы и проверят их работу, получат нужные отчеты. Результат переноса устроил — согласуйте настройки, зафиксируйте договоренности на бумаге.

Составьте сценарий своих действий при переносе данных, чтобы ничего не забыть и сэкономить время.

После того, как в результате тестовых переносов данных удалось добиться сопоставимости результатов, переходите к финальному переносу.

Финальный перенос

Финальный перенос данныхЗаранее известите пользователей о дате и времени проведения работ по переносу данных, если возможно — запретите на это время вход в прежнюю программу.

Выделите необходимые ресурсы. Внезапно окончившееся место на жестком диске или отключение электричества значительно уменьшают шансы уложиться в заранее согласованные сроки.

Перенесите данные и выполните заключительные действия — создайте и настройте пользователей, назначьте группы и шаблоны доступа, подключите программу к интернет-поддержке, загрузите базовые классификаторы, настройте программу по заранее согласованным договоренностям.

Запретите ввод данных текущего периода в прежнюю программу.

Первое время после переноса

Будьте готовы к неожиданностям. Каким бы продуманным и хорошо организованным ни был проект перехода на новую программу, почти всегда находятся мелочи, которые забыли учесть, вовремя не обратили внимание и т. п.

Продолжайте развивать план «Б» - планируйте параллельную работу 2-х систем или возможность вернуться на прежнюю.

И в заключение…

Переход на любую современную программу — это сложный, многоэтапный процесс. К нему обязательно нужно готовиться. Следуйте этим простым советам, и Ваш проект перехода обязательно будет успешным.
Вернуться

Есть вопросы — спросите!

Звоните по телефону +7 (3412) 47-31-24, пишите на support@o-systems.ru или задайте вопрос здесь.

Статьи