80% вопросов, возникающих после перехода на новую программу, связано со следующими причинами:
Претензии в обоих случаях, как правило, однотипны - «программа сырая», «не подтягиваются данные», «все приходится делать руками», «что ты за программист».
Перенос данных — это всегда проект! И поэтому подходить к нему нужно так же, как и к любому другому проекту — планировать этапы, контролировать их выполнение и результаты.
Чтобы сохранить нормальную рабочую атмосферу и здоровье, начинаем правильно готовиться. Итак, с чего же лучше начать...
Изучите возможности новой программы. Вы должны заранее знать, чего можно от нее ждать. Пользуйтесь документацией, материалами с сайта информационно — технологического сопровождения, тематическими форумами.
Опишите методики отражения хозяйственных операций в текущей программе. При этом используются типовые механизмы или они основаны на доработках? Можно реализовать эти методики в новой программе без внесения изменений? Если изменять, то что — методику или планировать доработки?
Проверьте, поддерживает ли новая программа ваше «железо», операционные системы, другое программное обеспечение. Составьте список на обновление.
Если составлен список обновлений (ОС, ПО, железо) — выберите поставщиков, согласуйте спецификации, запланируйте и утвердите бюджет.
Выберите инструмент перехода. Если используется решение стороннего разработчика (например, «Помощник перехода Камин - ЗУП, ЗГУ, КА, ERP») — изучите его документацию, проконсультируйтесь по возможности внесения необходимых Вам доработок, исправлений, сроках и расписании работы службы техподдержки.
Обучите пользователей (и обучитесь сами) работе в новой программе. Особенное внимание — методикам отражения ваших хозяйственных операций. Только еще приступая к работе с новой информационной базой, ваши пользователи уже должны уметь их учесть.
Подготовьте краткие инструкции по отражению хозяйственных операций в новой программе для тех методик учета, которые планируется использовать. Если прежние методики не поддерживаются — разработайте новые.
Для консультаций, настройки системы обязательно привлекайте ключевых сотрудников — руководителей направлений, бухгалтеров, работников кадровой службы и др. Они — ваши помощники. Именно от их заинтересованности в результатах проекта зависит, как программу будут воспринимать другие пользователи.
Лучше всего, если переход на новую программу совпадет с началом нового финансового и налогового периода. Особенно — для программ, предназначенных для расчета заработной платы. Особенно — в целях корректного составления формы 6-НДФЛ (для программ, предназначенных для расчета зарплаты и кадрового учета).
При выборе времени обязательно учитывайте, поддерживается ли производителем ваша текущая программа. Переход крайне желательно запланировать до завершения поддержки.
Если учетная система, из которой планируется выгрузка данных, небольшая (сотрудников в информационной базе до 100 человек, количество видов расчета - не более 20, не используются сделки, не ведется учет договоров ГПХ, нет сложных начислений и т.п.) справиться с переносом данных может и один человек. Например, многие программисты и консультанты «1С» имеют бухгалтерское образование, заканчивали бухгалтерские курсы, читают периодику, в курсе последних изменений законодательства в области кадрового учета и расчета зарплаты.
Если такой сотрудник работает в штате вашего предприятия - считайте, что Вам крупно повезло. Но если это не так, то понадобится создание проектной команды.
Обязательно согласуйте с руководителем проектную команду и перечень работ, разработайте план — график их участия в проекте.
Помните, только лишь один программист, системный администратор (непосредственно выполняющий переход) не может и не должен отвечать за успешность проекта в целом. Перенос данных (особенно больших данных) — всегда командная работа.
Составьте план «Б». Всегда должна оставаться возможность вернуться на старую программу или работать в новой, но в другом режиме, если что-то пойдет не по запланированному сценарию.
Подготовьте прежнюю программу — обновите, удалите помеченные объекты, выявите и исправьте ошибки, пересчитайте итоги.
Проведите тестовые переносы данных. Ваша цель — добиться сопоставимости перенесенных данных. Обязательно учитывайте разницу в архитектуре программ. Далеко не все данные можно сопоставить «лоб в лоб». Составьте список отчетов для проверки.
Дайте пользователям возможность поработать в тестовой базе. Они освоятся в новой программе, сверят перенесенные данные, введут новые документы и проверят их работу, получат нужные отчеты. Результат переноса устроил — согласуйте настройки, зафиксируйте договоренности на бумаге.
Составьте сценарий своих действий при переносе данных, чтобы ничего не забыть и сэкономить время.
После того, как в результате тестовых переносов данных удалось добиться сопоставимости результатов, переходите к финальному переносу.
Заранее известите пользователей о дате и времени проведения работ по переносу данных, если возможно — запретите на это время вход в прежнюю программу.
Выделите необходимые ресурсы. Внезапно окончившееся место на жестком диске или отключение электричества значительно уменьшают шансы уложиться в заранее согласованные сроки.
Перенесите данные и выполните заключительные действия — создайте и настройте пользователей, назначьте группы и шаблоны доступа, подключите программу к интернет-поддержке, загрузите базовые классификаторы, настройте программу по заранее согласованным договоренностям.
Запретите ввод данных текущего периода в прежнюю программу.
Первое время после перехода будьте готовы к неожиданностям. Каким бы продуманным и хорошо организованным ни был проект перехода на новую программу, почти всегда находятся мелочи, которые забыли учесть, вовремя не обратили внимание и т.п.
Продолжайте развивать план «Б» - планируйте параллельную работу 2-х систем или возможность вернуться на прежнюю.
| ВНИМАНИЕ!!! Мы работаем только с юридическими лицами и ИП (с расчетным счетом). |
